• Реклама

  • Реклама


  • Новости сайта
  • Приказ Минюста РФ от 25.06.2008 N 126 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ"

    Страница 4


    Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 |


    В остальных случаях в установленные Инструкцией сроки гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

    108. На личном приеме гражданин может передать в приемную Службы письменное обращение, которое регистрируется и рассматривается в порядке, предусмотренном Инструкцией для письменных обращений граждан.

    При наличии в обращении вопросов, решение которых не входит в компетенцию Службы, гражданину дается устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

    109. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

    110. Структурные подразделения и территориальные органы Службы обязаны регулярно анализировать состояние работы по рассмотрению обращений, осуществлять подготовку соответствующих тематических обзоров и служебных записок, которые один раз в полугодие представляются в отдел писем и приема граждан.

    Отдел писем и приема граждан по итогам полугодия на основании представленной информации готовит обзор о характере обращений граждан и работе структурных подразделений и территориальных органов Службы по их рассмотрению, направляемый в территориальные органы, а также в Минюст России.

    VI. ОСОБЕННОСТИ РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБ

    НА ПОСТАНОВЛЕНИЯ, ДЕЙСТВИЯ (БЕЗДЕЙСТВИЕ) ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ

    СЛУЖБЫ, ПОДАННЫХ В ПОРЯДКЕ ПОДЧИНЕННОСТИ

    111. В порядке подчиненности подлежат рассмотрению жалобы, оформленные в соответствии с требованиями статьи 124 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве".

    112. Жалоба, поданная в порядке подчиненности, не позднее следующего дня с момента ее поступления регистрируется с присвоением порядкового номера подразделением документационного обеспечения (должностным лицом, в обязанности которого входит ведение делопроизводства) (далее - подразделение делопроизводства) в оформленной в установленном порядке Книге учета жалоб на постановления, действия (бездействие) должностных лиц Федеральной службы судебных приставов, поданных в порядке подчиненности (далее - Книга учета жалоб).

    Затем жалоба в день ее регистрации передается в подразделение (должностному лицу), в компетенцию которого входит подготовка проекта постановления по жалобе, поданной в порядке подчиненности (далее - подразделение по рассмотрению жалоб).

    113. Жалоба, поданная ненадлежащему должностному лицу, в трехдневный срок с момента поступления направляется подразделением по рассмотрению жалоб должностному лицу, правомочному ее рассматривать, о чем в письменной форме уведомляется ее автор.

    Сопроводительное письмо, с которым жалоба направляется для рассмотрения должностному лицу, правомочному ее рассматривать, подписывает старший судебный пристав, или главный судебный пристав субъекта Российской Федерации, или главный судебный пристав Российской Федерации (их заместителям).

    114. При наличии оснований для отказа в рассмотрении жалобы по существу подразделение по рассмотрению жалоб в течение трех дней со дня ее поступления представляет на подпись соответствующему должностному лицу проекты постановления об отказе в рассмотрении жалобы и сопроводительного письма автору жалобы.

    115. При рассмотрении жалобы по существу подразделение по рассмотрению жалоб в течение десяти дней со дня ее поступления представляет на подпись должностному лицу, рассматривающему жалобу, проекты постановления по результатам рассмотрения жалобы и сопроводительного письма автору жалобы.

    116. Если при необходимости подразделение по рассмотрению жалоб запрашивает исполнительные производства и иные необходимые документы, срок рассмотрения жалобы приостанавливается до представления данных документов не более чем на десять дней.

    Указанные документы могут быть запрошены (получены) с использованием факсимильной (электронной) связи.

    117. Заявление об отзыве жалобы, поступившее до принятия по ней постановления, регистрируется подразделением делопроизводства в соответствующей графе Книги учета жалоб не позднее следующего дня с момента его поступления и в день регистрации передается в подразделение по рассмотрению жалоб.

    Заявлению присваивается регистрационный номер соответствующей жалобы, который помещается на первой странице заявления вместе с датой регистрации.

    Жалоба возвращается лицу, ее подавшему, подразделением делопроизводства с сопроводительным письмом, подготовленным подразделением по рассмотрению жалоб и подписанным соответствующим должностным лицом, по правилам направления исходящей корреспонденции не позднее трех дней со дня поступления заявления об отзыве жалобы.

    Жалоба также может быть возвращена заявителю лично под расписку. Расписка о возврате жалобы, поданной в порядке подчиненности, составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его регистрации, серии и номера паспорта, наименования органа, выдавшего паспорт, и даты выдачи паспорта. Если жалоба выдается на основании доверенности, то в расписке указываются адрес места регистрации, серия и номер паспорта, наименование органа, выдавшего паспорт, и дата выдачи паспорта доверенного лица.

    После возвращения жалобы заявителю и внесения сведений об этом в Книгу учета жалоб подразделение делопроизводства направляет визовый экземпляр сопроводительного письма к жалобе (расписку о возврате жалобы) и копию жалобы в подразделение по рассмотрению жалоб для его помещения в номенклатурное дело.

    118. Все постановления должностных лиц, вынесенные по результатам рассмотрения жалоб, поданных в порядке подчиненности, в день их подписания регистрируются подразделением по рассмотрению жалоб в оформленном по установленной форме Журнале регистрации постановлений должностных лиц Федеральной службы судебных приставов, вынесенных по результатам рассмотрения жалоб, поданных в порядке подчиненности (далее - Журнал регистрации постановлений).

    Регистрационный номер постановления составляется из разделенных косой чертой регистрационного номера жалобы по Книге учета жалоб и порядкового номера по Журналу регистрации постановлений и помещается на подлиннике постановления.

    119. Постановление после оформления регистрационного номера и даты тиражируется в необходимом количестве копий, которые заверяются в порядке, предусмотренном пп. 10 п. 21 Инструкции.

    120. Копии постановления с соответствующими сопроводительными письмами не позднее трех дней со дня принятия указанного постановления направляются подразделением делопроизводства автору жалобы и должностным лицам, постановления, действия (бездействие) которых обжаловались.

    В случае необходимости срочного исполнения постановления копии указанных документов могут быть направлены факсимильной (электронной) связью с последующим направлением подлинников по почте.

    121. Сведения о результатах рассмотрения жалобы фиксируются в Книге учета жалоб.

    122. Подлинники постановлений, принятых должностными лицами по результатам рассмотрения жалоб, формируются в отдельное номенклатурное дело.

    Документы по каждой жалобе (жалоба или ее копия, копии постановлений, заявления, копии сопроводительных писем и другие документы, относящиеся к рассмотрению жалобы) объединяются в производство. Производства по рассмотрению жалоб, поданных в порядке подчиненности, формируются в номенклатурное дело "Жалобы, поданные в порядке подчиненности, и документы к ним (копии постановлений, сопроводительных писем, запросов, заявления, справки и др.)".

    Указанные номенклатурные дела формируются подразделением по рассмотрению жалоб.

    Копии документов по рассмотрению жалоб, поданных в порядке подчиненности, также помещаются в соответствующие исполнительные производства.

    VII. ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

    123. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Службы, производится копировально-множительным подразделением под руководством Управления делами.

    124. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения, а также начальником (заместителем начальника) Управления делопроизводства, который имеет право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

    Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений - заказчиков.

    125. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения.

    Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Директора и его заместителей. Срочность определяется пометкой "срочно" начальника (заместителя начальника) Управления делопроизводства на бланке-заказе.

    126. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата A4).

    127. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более A4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.

    Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

    Не подлежат тиражированию официальные бланки Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

    Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

    128. Копировально-множительное подразделение ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

    Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

    Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в копировально-множительном подразделении в течение года.

    VIII. ПЕЧАТИ И БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ

    ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ИНЫЕ ПЕЧАТИ

    И ШТАМПЫ

    129. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Службе осуществляются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461), ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Издательство стандартов, 2003).

    130. Изготовление печатей и бланков Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу Управления делами полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

    Печати и штампы

    131. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями - инициаторами, визируются начальником Управления делопроизводства и передаются в Управление делами.

    Изготовление печатей и штампов для нужд центрального аппарата Службы осуществляется по решению Директора или лица, исполняющего его обязанности, централизованно по заказам, оформляемым Управлением делами.

    Изготовленные по заказу Управления делами печати (штампы) передаются по накладным в отдел документационного обеспечения. После учета по Книге учета печатей и штампов Управления делопроизводства печати и штампы передаются под роспись государственным служащим структурных подразделений, оформивших заявки.

    Листы Книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

    132. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

    133. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Управление делами, где уничтожаются по акту.

    134. Гербовые печати применяются в Службе для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

    135. Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает Директор.

    Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения Директора не допускается.

    В центральном аппарате Службы используются две гербовые печати. Первая гербовая печать хранится у Директора, вторая - у начальника Управления делами.

    136. В Службе гербовой печатью заверяются подписи Директора, заместителей Директора, начальника Управления делами, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Службы предоставлены соответствующие полномочия.

    137. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

    все виды договоров и соглашений, заключаемых Службой с другими организациями в пределах ее компетенции;

    финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

    документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

    документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Службы;

    акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

    акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

    гарантийные письма;

    доверенности;

    характеристики государственных служащих (работников);

    представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

    свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

    другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

    138. Оттиск гербовой мастичной печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

    В финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

    139. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора изготавливается по его поручению. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование штампа - факсимиле, определяется устным распоряжением Директора.

    Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

    140. В Службе могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Управление делопроизводства, Управление государственной службы и кадров и другие).

    Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

    Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

    141. Территориальный орган Службы имеет, как правило, одну гербовую печать территориального органа, а также по одной гербовой печати отдела судебных приставов в каждом районном (межрайонном, городском) отделе судебных приставов. Изготовление второй гербовой печати территориального органа Службы в случае служебной необходимости допускается только по разрешению Директора.

    Эскизы гербовой печати территориального органа Службы и гербовых печатей районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов согласовываются с Управлением делопроизводства.

    Заказ на изготовление печатей и штампов для нужд аппарата и входящих в его состав районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов территориальный орган Службы осуществляет самостоятельно в пределах бюджетных средств, выделенных на эти цели.

    Бланки Службы

    142. В Службе применяются: общий бланк; бланк писем; именной бланк Директора; бланки конкретных видов документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки), которые используются для оформления приказов, распоряжений, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

    Реквизиты бланков Службы, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте, синим цветом - на бланке письма и именном бланке Директора, черным цветом - на общем бланке и бланках иных видов документов Службы.

    143. В центральном аппарате Службы бланки изготавливаются на основании заявок структурных подразделений, направляемых ежеквартально в Управление делами (до 20 числа последнего месяца текущего квартала).

    Единый заказ на изготовление бланков на полиграфических предприятиях с нанесением учетной нумерации в нижней части оборотной стороны бланка оформляется Управлением делами.

    Изготовленные в необходимом количестве бланки Управлением делами выдаются государственным служащим, ответственным в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале.

    144. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

    145. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

    IX. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

    ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ

    146. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.

    В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    147. Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляются государственными служащими, ответственными в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, подписываются руководителями структурных подразделений и представляются до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем - утверждение приказом Службы.

    Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел.

    148. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

    149. Сводная номенклатура дел Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    150. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.

    151. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Службы.

    152. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Службы в соответствии с Положением о ней.

    153. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

    1) графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например:

    индекс дела 01-04, где 01 - индекс Управления организации исполнительного производства, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "Приказы и распоряжения Минюста России. Копии";

    2) графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "ФССП России" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которой относятся документы дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

    В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)".

    В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

    В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".

    Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

    В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".

    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных органов ФССП России".

    В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

    3) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;

    4) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется по утвержденному 06.10.2000 руководителем Росархива Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

    5) графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

    154. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

    155. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

    X. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ

    156. Формирование дел - группировка структурными подразделениями исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

    157. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному в структурном подразделении за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    158. Правила формирования дел:

    1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

    2) запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

    3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 СМ по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.;

    4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

    Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

    В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

    Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

    159. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет отдел документационного обеспечения.

    160. Номенклатурные дела Службы оформляются (готовятся к хранению) отделом документационного обеспечения и структурными подразделениями после завершения календарного года.

    161. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

    162. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

    163. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

    Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

    164. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

    К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

    Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

    165. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    166. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    XI. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА, ОФОРМЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

    ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ

    Особенности учета документов исполнительного производства,

    порядок ведения книг учета

    167. Поступившие в структурное подразделение территориального органа ФССП России документы, в том числе исполнительные документы, указанные в части 1 статьи 12 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее - Закон), а также заявления взыскателей (их представителей) о возбуждении исполнительного производства регистрируются делопроизводителем в порядке, предусмотренном пп. 4 п. 48 Инструкции, путем присвоения уникальных регистрационных номеров, состоящих из индекса территориального органа, индекса структурного подразделения судебных приставов, порядкового номера по регистрационному журналу входящих документов (электронной базе данных).

    Зарегистрированные исполнительные документы учитываются в Книге учета исполнительных документов под теми же регистрационными номерами.

    По окончании календарного года не завершенные в делопроизводстве исполнительные документы подлежат перерегистрации в регистрационном журнале входящих документов (электронной базе данных).

    Ежегодно заводится новая Книга учета исполнительных документов, в которую переносятся перерегистрированные исполнительные документы. Во вновь заведенной Книге учета исполнительных документов после нового присвоенного номера через косую черту помещаются регистрационный номер и год из Книги учета исполнительных документов прошлого года. В Книге учета исполнительных документов прошлого года делается отметка о перерегистрации.

    При электронной регистрации исполнительных документов делопроизводитель ежедневно распечатывает, заверяет своей подписью и помещает в дело учета исполнительных документов перечень зарегистрированных в течение дня документов. Ведение дела учета исполнительных документов еженедельно проверяется начальником районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшим судебным приставом, о чем им после последней регистрационной записи вносится отметка о результатах проверки: "Правильность и достоверность регистрационного учета проверена..." с указанием даты проверки, должности, инициалов и фамилии, личной подписи проверяющего.

    Дело учета исполнительных документов, формируемое указанным способом, ведется при электронной регистрации вместо Книги учета исполнительных документов.

    168. По каждому участку (территории) приставом ведется Зональная книга учета исполнительных производств.

    Каждому участку (территории) присваивается индивидуальный зональный индекс. При переводе пристава на другой участок (территорию) индивидуальный зональный индекс сохраняется за участком (территорией).

    В Зональной книге учета исполнительных производств указываются фамилия, инициалы пристава, зональный индекс его участка (территории).

    169. По каждому исполнительному документу делопроизводителем заводится номенклатурное дело "Исполнительное производство", которое не позднее следующего дня после регистрации исполнительного документа, а по исполнительным документам, требующим немедленного исполнения, - в день поступления передается приставу в соответствии с распределением по зональному принципу.

    При получении исполнительного документа с заявлением взыскателя (их законных представителей) пристав ставит свою подпись в Книге учета исполнительных документов.

    170. Для учета сводных исполнительных производств в структурном подразделении территориального органа ФССП России делопроизводителем ведется Книга учета сводных исполнительных производств.

    Сводному исполнительному производству присваивается один регистрационный номер (номер первого исполнительного производства в составе сводного). Номер сводного исполнительного производства должен заканчиваться заглавной буквой "С".

    Пристав составляет реестр взыскателей, который помещается в дело сводного исполнительного производства.

    171. Запросы, оформляемые по установленной форме, по исполнительным производствам с требованиями имущественного характера направляются в органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество, в банки и иные кредитные организации, иные органы, а также лицам, осуществляющим учет прав на ценные бумаги, с письменного разрешения старшего судебного пристава.

    Запросы по исполнительным производствам с требованиями неимущественного характера оформляются с учетом специфики исполнительного документа.

    Запросы в регистрирующие органы направляются не позднее двух дней после истечения срока для добровольного исполнения должником требований исполнительного документа.

    172. Обращения сторон исполнительного производства, оформленные в письменном виде, регистрируются делопроизводителем в порядке, предусмотренном п. 88 Инструкции, и помещаются в исполнительное производство с приложением копий ответов на них.

    Рассмотрение обращений граждан, не связанных с исполнительным производством, осуществляется в соответствии с положениями раздела V Инструкции. Такие обращения формируются в отдельное номенклатурное дело.

    173. Листы в книгах учета должны быть пронумерованы и прошиты. Запись о количестве листов заверяется подписью начальника районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшего судебного пристава и оттиском печати этого отдела.

    Все записи в книгах учета должны быть разборчивыми, без сокращений. Подчистки и записи карандашом не допускаются.

    При необходимости исключения неправильной записи она зачеркивается, рядом ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов лица, исключившего неправильную запись, а также указываются дата, основание исправления и порядковый номер правильной записи.

    Правильная запись помещается после всех записей с указанием номера страницы и порядкового номера исключенной записи.

    174. Все книги учета включаются в номенклатуру дел структурного подразделения территориального органа ФССП России в качестве номенклатурных дел.

    Порядок формирования документов

    в исполнительное производство

    175. Все документы, в том числе копии исполнительных документов, относящиеся к исполнительному производству, в порядке их поступления помещаются в номенклатурное дело "Исполнительное производство", на обложке которого указываются индекс дела и номер исполнительного производства.

    176. Номер исполнительного производства состоит из разделенных косой чертой регистрационного номера (по регистрационному журналу входящих документов или по электронной базе данных), а также зонального индекса участка (территории) и четырех цифр года возбуждения исполнительного производства.

    177. При участии в исполнительном производстве представителей сторон пристав помещает в исполнительное производство доверенность представителя (подлинник или копию), оформленную в порядке, установленном статьями 185 - 189 Гражданского кодекса Российской Федерации и статьями 54, 57 Закона.

    178. При ознакомлении сторон, их представителей с исполнительным производством на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

    Порядок оформления Книги учета арестованного имущества

    179. В структурном подразделении территориального органа ФССП России начальником районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность, ведется Книга учета арестованного имущества.

    В указанную книгу вносятся сведения о подлежащем передаче взыскателю или реализации имуществе, арестованном для обеспечения его сохранности, а также при исполнении судебных актов: о конфискации имущества (обращения его в собственность государства); о наложении ареста на имущество, принадлежащее должнику и находящееся у него или у третьих лиц (арестованное в целях обеспечения иска).

    Листы Книги учета арестованного имущества должны быть пронумерованы и прошиты. На последнем листе Книги учета арестованного имущества руководителем территориального органа ФССП России - главным судебным приставом субъекта Российской Федерации делается заверительная надпись с указанием должности, даты и количества листов в книге, которая заверяется оттиском гербовой печати соответствующего территориального органа ФССП России.

    Записи о процессуальных действиях, совершенных приставом, вносятся в Книгу учета арестованного имущества в течение двух рабочих дней с момента совершения действия.

    Допускается одновременно с ведением Книги учета арестованного имущества вести учет арестованного имущества в электронном виде. При этом электронный перечень арестованного имущества ежемесячно распечатывается, заверяется подписью начальника отдела - старшего судебного пристава, и формируется дело учета арестованного имущества.

    180. Начальник районного (межрайонного, городского) отдела судебных территориального органа ФССП России - главный судебный пристав субъекта Российской Федерации ежеквартально проверяют правильность ведения Книги учета арестованного имущества и делают запись о результатах проверки, которую заверяют личной подписью.

    Ежемесячно в Книгу учета арестованного имущества включается запись баланса с указанием:

    общей стоимости арестованного имущества;

    общей стоимости арестованного и переданного на реализацию имущества;

    суммы денежных средств, полученных от реализации указанного имущества, зачисленных на счет структурного подразделения;

    стоимости нереализованного и отозванного с реализации имущества;

    стоимости имущества, переданного взыскателю;

    стоимости имущества, возвращенного должнику;

    суммы денежных средств, перечисленных взыскателю (должнику).

    Баланс подводится в Книге учета арестованного имущества нарастающим итогом с учетом остатка на начало года и заверяется личной подписью старшего судебного пристава, а также печатью соответствующего структурного подразделения. Баланс подводится в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным.

    Книга арестованного имущества хранится в металлическом шкафу (сейфе) в соответствии с правилами хранения документов строгой отчетности.

    Ежегодно заводится новая Книга учета арестованного имущества, в которую переносятся сведения:

    об имуществе, подлежащем реализации, которое не реализовано, не передано взыскателю и не возвращено должнику;

    об имуществе, подлежащем передаче взыскателю, которое не передано взыскателю;

    об имуществе, подлежащем передаче в собственность государства, которое не передано государственным органам или организациям для обращения в государственную собственность;

    об имуществе, арестованном в обеспечение иска, о чем ставится соответствующая отметка в графе 26 Книги учета арестованного имущества.

    Начальник районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старший судебный пристав в конце года производит проверку законченной книги, составляет итоговый баланс с указанием стоимости имущества по остатку на начало года, имущества, переданного на реализацию в текущем году, и имущества, которое переходит остатком на следующий отчетный год, заверяет ее итоги своей подписью и оттиском печати отдела.

    После оформления законченной Книги арестованного имущества она в течение 14 дней предоставляется для проверки руководителю территориального органа ФССП России - главному судебному приставу субъекта Российской Федерации, который оформляет результаты проверки записью "согласен" или "не согласен" (с обоснованием несогласия) и заверяет ее личной подписью с указанием даты.

    После проверки Книги арестованного имущества руководителем территориального органа ФССП России - главным судебным приставом субъекта Российской Федерации законченная книга в течение 10 дней передается в соответствующий отдел на оперативное хранение.

    Оформление завершенных

    в делопроизводстве исполнительных документов и организация

    их оперативного хранения

    181. В конце каждого календарного года завершенные в делопроизводстве номенклатурные дела оконченных исполнительных производств и номенклатурные дела зональных книг учета исполнительных производств, книг учета исполнительных документов, книг учета сводных исполнительных производств, книг учета арестованного имущества (далее - книги учета) оформляются для оперативного хранения.

    182. Обязанности по оформлению и использованию завершенных в делопроизводстве номенклатурных дел оконченных исполнительных производств в структурных подразделениях судебных приставов возлагаются на делопроизводителя или, по решению начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава, на одного из приставов отдела. Состояние завершенных в делопроизводстве номенклатурных дел оконченных исполнительных производств контролируется начальником районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшим судебным приставом.

    183. Завершение дела в делопроизводстве подтверждается по итогам проверки оконченного исполнительного производства начальником районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшим судебным приставом, на обложке дела ставятся его подпись и дата.

    184. Запись об окончании исполнительного производства пристав помещает в Зональную книгу учета исполнительных производств, а делопроизводитель - в Книгу учета исполнительных документов.

    185. Оконченные в течение года исполнительные производства и завершенные в делопроизводстве зональные книги учета исполнительных производств хранятся до конца текущего календарного года у ответственного за их ведение пристава.

    186. Завершенные в делопроизводстве номенклатурные дела передаются на оперативное хранение делопроизводителю.

    Передача дел на оперативное хранение осуществляется по акту в соответствии с графиком, составленным делопроизводителем и утвержденным начальником районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшим судебным приставом.

    187. Оформленные номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве, хранятся в отдельном помещении структурного подразделения, пригодном для хранения документов.

    188. Сроки оперативного хранения документов исполнительных производств и книг учета устанавливаются приказом Минюста России по согласованию с Федеральным архивным агентством.

    189. Исполнительные производства и книги учета, находящиеся на оперативном хранении, выдаются делопроизводителем под роспись в Журнале выдачи документов при служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения начальника районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - старшего судебного пристава.

    Отметка о выдаче документов и их возвращении на оперативное хранение производится в указанном журнале.

    XII. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ

    ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ

    190. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в Службе при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.

    191. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается Центральная экспертная комиссия.

    192. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Службы.

    193. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными служащими, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК.

    194. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    195. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

    196. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

    197. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

    198. В архивный фонд Службы дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме в соответствии с методическими рекомендациями отдела документационного обеспечения, через три года после завершения дел в делопроизводстве.

    Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

    199. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

    каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

    графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

    одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

    графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

    200. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

    201. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает начальник Управления делопроизводства и утверждает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в архив Службы вместе с делами, второй - остается в структурном подразделении.

    202. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются первым заместителем Директора, возглавляющим ЦЭК.

    203. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всей Службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

    XIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

    204. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Службы являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

    205. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Службы.

    Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Службы не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

    206. До передачи в архив Службы номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

    Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

    207. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Службы отделом документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Службы. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

    Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

    Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

    В случае исключения структурного подразделения из структуры Службы либо изменения структуры государственный служащий, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения.

    208. Передача дел, упакованных в связки, в архив Службы осуществляется по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом Службы.

    209. О выполнении графика передачи дел в архив Службы, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре Управление делопроизводства информирует служебной запиской первого заместителя Директора.


    Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 |


    Архив правовых актов
  • Реклама
 
  • Реклама
  • Счетчики

  • Рейтинг@Mail.ru
  • Новости