• Реклама

  • Реклама


  • Новости сайта
  • "ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

    Страница 11


    Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |


    1. Общие сведения

    -----------+------------+-----------------+----------------------¬
    ¦Код строки¦ Количество ¦     Площадь     ¦    Загруженность     ¦
    ¦          ¦   фондов   ¦ архивохранилища ¦ архивохранилища (%)  ¦
    ¦          ¦            ¦    (кв. м)      ¦                      ¦
    +----------+------------+-----------------+----------------------+
    ¦     А    ¦     1      ¦        2        ¦          3           ¦
    +----------+------------+-----------------+----------------------+
    ¦   101    ¦            ¦                 ¦                      ¦
    L----------+------------+-----------------+-----------------------

    2. Сведения о документах

    -------------------+------+----------------------------------------------------------------------¬
    ¦    Показатели    ¦ Код  ¦                     Количество единиц хранения                       ¦
    ¦                  ¦строки+-----+--------------+-----------------------+--------------+----------+
    ¦                  ¦      ¦Всего¦ Крайние даты ¦Из них внесено в описи,¦Хранится сверх¦Образуется¦
    ¦                  ¦      ¦     +-------+------+утвержденные (согласо- ¦установленного¦в год дел ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦Началь-¦Конеч-¦ванные) ЭПК архивного  ¦    срока     ¦          ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦ная    ¦ная   ¦учреждения             ¦              ¦          ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦       ¦      +-----+-----------------+              ¦          ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦       ¦      ¦Всего¦  Крайние даты   ¦              ¦          ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦       ¦      ¦     +-------+---------+              ¦          ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦       ¦      ¦     ¦Началь-¦Конечная ¦              ¦          ¦
    ¦                  ¦      ¦     ¦       ¦      ¦     ¦ная    ¦         ¦              ¦          ¦
    +------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+----------+
    ¦         А        ¦   Б  ¦  1  ¦   2   ¦   3  ¦  4  ¦   5   ¦    6    ¦      7       ¦     8    ¦
    +------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+----------+
    ¦Постоянного хране-¦  201 ¦     ¦       ¦      ¦     ¦       ¦         ¦              ¦          ¦
    ¦ния               ¦      ¦     ¦       ¦      ¦     ¦       ¦         ¦              ¦          ¦
    +------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+----------+
    ¦По личному составу¦  202 ¦     ¦       ¦      ¦     ¦       ¦         ¦              ¦          ¦
    L------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+-----------

    3. Кадры                  Условия хранения документов (нужное
                              подчеркнуть):
    -------+----------¬       - Хранилище:  есть,  нет;  сухое, сырое;
    ¦ Код  ¦Количество¦         светлое, темное.
    ¦строки¦ штатных  ¦       - Отопление:     центральное,    печное,
    ¦      ¦работников¦         отсутствует.
    +------+----------+       - Стеллажи:  металлические,  деревянные,
    ¦  301 ¦          ¦         комбинированные; нет.
    L------+-----------       - Шкафы:   металлические,    деревянные;
                                отсутствуют.
    "__" _________ 20__ г.    - Сигнализация:  пожарная:  есть,   нет;
                                охранная: есть, нет.
                              - Читальный зал: есть, нет.
    Руководитель организации, - Температурно-влажностный        режим:
    предприятия ___________     соблюдается, не соблюдается.
                 (подпись)
    Фамилия и телефон исполнителя

                                              Формат A3 (297 x 420 мм)

               Форма паспорта архива организации, хранящей
                       управленческую документацию

    Приложение 30

    к п. 6.3.3

    Кому представляется _________________________
                          (наименование и адрес
    _____________________________________________
                     получателя)
    Кем представляется __________________________
                         (наименование и адрес
    _____________________________________________
             отчитывающейся организации)
    _____________________________________________
    _____________________________________________
         (форма собственности отчитывающейся
                     организации)

                                 ПАСПОРТ
            организации, хранящей документы отраслевого фонда
          ______________________________________________________
                       (название отраслевого фонда)
                          на 1 декабря 20__ года

    1. Сведения о хранилищах                    3. Кадры

    -------+----------+--------+-------------¬  --------+------------¬
    ¦ Код  ¦Количество¦ Площадь¦   Степень   ¦  ¦  Код  ¦ Количество ¦
    ¦строки¦ хранилищ ¦хранилищ¦загруженности¦  ¦ строки¦  штатных   ¦
    ¦      ¦          ¦        ¦     (%)     ¦  ¦       ¦ работников ¦
    +------+----------+--------+-------------+  +-------+------------+
    ¦  А   ¦    1     ¦   2    ¦      3      ¦  ¦   А   ¦     1      ¦
    +------+----------+--------+-------------+  +-------+------------+
    ¦ 101  ¦          ¦        ¦             ¦  ¦  301  ¦            ¦
    L------+----------+--------+--------------  L-------+-------------

    2. Сведения о документах

    -------------+------+-------+--------------+------+--------¬
    ¦ Показатели ¦  Код ¦Кол-во ¦ Крайние даты ¦Коли- ¦Объем   ¦    Условия хранения документов
    ¦            ¦строки¦ед. хр.+-------+------+чество¦записан-¦    (нужное подчеркнуть):
    ¦            ¦      ¦       ¦началь-¦конеч-¦баз   ¦ной ин- ¦    Хранилище: есть, нет; сухое,
    ¦            ¦      ¦       ¦ная    ¦ная   ¦данных¦формации¦    сырое; светлое, темное.
    ¦            ¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦(Мбайт) ¦    Отопление: центральное,
    +------------+------+-------+-------+------+------+--------+    печное, отсутствует.
    ¦     А      ¦  Б   ¦   1   ¦   2   ¦   3  ¦  4   ¦   5    ¦    Стеллажи: металлические,
    +------------+------+-------+-------+------+------+--------+    деревянные, комбинированные;
    ¦Научно-тех- ¦  201 ¦       ¦       ¦      ¦  -   ¦   -    ¦    нет.
    ¦ническая    ¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦    Шкафы: металлические,
    ¦документация¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦    деревянные; отсутствуют.
    +------------+------+-------+-------+------+------+--------+    Сигнализация: пожарная: есть,
    ¦Фотодокумен-¦  202 ¦       ¦       ¦      ¦  -   ¦   -    ¦    нет; охранная: есть, нет.
    ¦ты          ¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦    Читальный зал: есть, нет.
    +------------+------+-------+-------+------+------+--------+    Температурно-влажностный режим:
    ¦Документы на¦  203 ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦    соблюдается, не соблюдается.
    ¦машинных но-¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦
    ¦сителях     ¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦
    +------------+------+-------+-------+------+------+--------+
    ¦Другие доку-¦  204 ¦       ¦       ¦      ¦  -   ¦   -    ¦
    ¦менты       ¦      ¦       ¦       ¦      ¦      ¦        ¦
    L------------+------+-------+-------+------+------+---------

    Примечание. В  строке  202   указывается  количество   подлинников
    (негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и
    отпечатанных позитивов.

        "__" __________ 20__ г.

    Руководитель
    организации, предприятия _________ Расшифровка подписи ___________
                             (подпись)

    Фамилия и телефон исполнителя

                                              Формат А3 (297 x 420 мм)

              Форма паспорта организации, хранящей документы
                            отраслевого фонда

    Приложение 31

    к п. 6.3.5

                      УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЕДИНИЦЫ УЧЕТА
                       ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ЭД)

    Фонд N _________       Опись N _______     Ед. учета _____________

    ---------------+----------+--------+------------+----------------¬
    ¦ Наименование ¦Заголовок ¦N единиц¦ Отметка о  ¦Дата поступления¦
    ¦ организации/ ¦ единицы  ¦хранения¦  наличии   ¦                ¦
    ¦подразделения,¦  учета   ¦        ¦  копий ЭД  ¦                ¦
    ¦  от которых  ¦          ¦        ¦            ¦                ¦
    ¦  поступили   ¦          ¦        ¦            ¦                ¦
    ¦  документы   ¦          ¦        ¦            ¦                ¦
    +--------------+----------+--------+------------+----------------+
    ¦              ¦          ¦        ¦            ¦                ¦
    +--------------+----------+--------+------------+----------------+
    ¦    Формат    ¦    Вид   ¦  Объем ¦ Количество ¦     Дата       ¦
    ¦              ¦ носителя ¦ (Мбайт)¦записей для ¦   создания     ¦
    ¦              ¦          ¦        ¦     БД     ¦                ¦
    +--------------+----------+--------+------------+----------------+
    ¦              ¦          ¦        ¦            ¦                ¦
    +--------------+----------+--------+------------+----------------+
    ¦Срок хранения ¦Место хра-¦     Примечание      ¦  Подпись лица, ¦
    ¦              ¦нения     ¦                     ¦ внесшего запись¦
    ¦              ¦(стеллаж, ¦                     ¦                ¦
    ¦              ¦полка,    ¦                     ¦                ¦
    ¦              ¦сейф и    ¦                     ¦                ¦
    ¦              ¦т.д.)     ¦                     ¦                ¦
    +--------------+----------+---------------------+----------------+
    ¦              ¦          ¦                     ¦                ¦
    L--------------+----------+---------------------+-----------------

                                              Формат А5 (148 x 210 мм)

                 Форма учетной карточки единицы учета ЭД
                            (лицевая сторона)

    -------------+--------+----T------+-------+-----T------+---------¬
    ¦ Вид работы ¦ N акта ¦Дата¦Новый ¦ Объем ¦Вид  ¦N еди-¦ Подпись ¦
    ¦(перезапись,¦миграций¦    ¦формат¦(Мбайт)¦носи-¦ниц   ¦  лица,  ¦
    ¦ миграции)  ¦и пере- ¦    ¦      ¦       ¦теля ¦хране-¦внесшего ¦
    ¦            ¦записи  ¦    ¦      ¦       ¦     ¦ния   ¦ запись  ¦
    +------------+--------+----+------+-------+-----+------+---------+
    ¦            ¦        ¦    ¦      ¦       ¦     ¦      ¦         ¦
    L------------+--------+----+------+-------+-----+------+----------

                                              Формат А5 (148 x 210 мм)

                 Форма учетной карточки единицы учета ЭД
                           (оборотная сторона)

    Приложение 32

    к п. 6.3.5

    Наименование организации               УТВЕРЖДАЮ
                                           Наименование должности
             АКТ                           руководителя организации

    __________ N ____________
    _________________________              Подпись   Расшифровка
       (место составления)                           подписи
     о миграции и перезаписи
     электронных документов                Дата

        Фонд N _______________________________________________________
                                  (название фонда)

    --------------+--------------------------------------------------¬
    ¦   Опись N   ¦                  Единица учета N                 ¦
    +-------------+--------------------------------------------------+
    ¦      1      ¦                         2                        ¦
    +-------------+--------------------------------------------------+
    ¦             ¦                                                  ¦
    L-------------+---------------------------------------------------

    Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:
    Формат _______________________________________
    Объем (МБайт) ________________________________
    Количество и N ед. хр. _______________________

    Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:
    Формат _______________________________________
    Объем (Мбайт) ________________________________
    Количество и N ед. хр. _______________________
    Работу выполнили:

        Должность                     Подпись      Расшифровка подписи

        Должность                     Подпись      Расшифровка подписи

    Работу принял руководитель архива

                                      Подпись      Расшифровка подписи

    Дата

    Изменения в учетные документы внесли:

        Должность                     Подпись      Расшифровка подписи

        Должность                     Подпись      Расшифровка подписи

    Дата

                                              Формат А4 (210 x 297 мм)

                   Форма акта миграций и перезаписей ЭД

    Приложение 33

    к п. 6.3.5

                                 ЖУРНАЛ
                       УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
                         ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

    ----+-------+--------+---------+--------+---------------------+---------------------+-----T-----+------¬
    ¦ N ¦Дата   ¦Наимено-¦Название,¦Название¦Поступление описанных¦ Выбытие описанных ЭД¦Дата ¦Срок ¦Приме-¦
    ¦п/п¦поступ-¦вание   ¦N и дата ¦и N фон-¦         ЭД          ¦                     ¦соз- ¦хра- ¦чание ¦
    ¦   ¦ления  ¦органи- ¦докумен- ¦да, опи-+---+----T----+-------+---+----T----+-------+дания¦нения¦      ¦
    ¦   ¦или    ¦зации/  ¦та, по   ¦си и ед.¦Вид¦Объ-¦Фор-¦Кол-во ¦Вид¦Объ-¦Фор-¦Кол-во ¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦выбытия¦подраз- ¦которому ¦уч. пос-¦но-¦ем  ¦мат ¦ед. хр.¦но-¦ем  ¦мат ¦ед. хр.¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦       ¦деления,¦принято  ¦тупивших¦си-¦    ¦    ¦(запи- ¦си-¦    ¦    ¦(запи- ¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦       ¦от кото-¦поступ-  ¦или вы- ¦те-¦    ¦    ¦сей для¦те-¦    ¦    ¦сей для¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦       ¦рого    ¦ление    ¦бывших  ¦ля ¦    ¦    ¦ЭД)    ¦ля ¦    ¦    ¦ЭД)    ¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦       ¦поступи-¦или вы-  ¦ЭД      ¦   ¦    ¦    ¦       ¦   ¦    ¦    ¦       ¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦       ¦ли доку-¦бытие ЭД ¦        ¦   ¦    ¦    ¦       ¦   ¦    ¦    ¦       ¦     ¦     ¦      ¦
    ¦   ¦       ¦менты   ¦         ¦        ¦   ¦    ¦    ¦       ¦   ¦    ¦    ¦       ¦     ¦     ¦      ¦
    +---+-------+--------+---------+--------+---+----+----+-------+---+----+----+-------+-----+-----+------+
    ¦ 1 ¦   2   ¦    3   ¦    4    ¦   5    ¦ 6 ¦ 7  ¦  8 ¦   9   ¦ 10¦ 11 ¦ 12 ¦  13   ¦ 14  ¦ 15  ¦  16  ¦
    +---+-------+--------+---------+--------+---+----+----+-------+---+----+----+-------+-----+-----+------+
    ¦   ¦       ¦        ¦         ¦        ¦   ¦    ¦    ¦       ¦   ¦    ¦    ¦       ¦     ¦     ¦      ¦
    L---+-------+--------+---------+--------+---+----+----+-------+---+----+----+-------+-----+-----+-------

    Итого в ________ году ПОСТУПИЛО _________________________ ед. уч.,
                                       (цифрами, прописью)
    _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
     (цифрами, прописью)                   (цифрами, прописью)
    в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,
                                        (цифрами, прописью)
    _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
     (цифрами, прописью)                   (цифрами, прописью)
        временного хранения _________________________________ ед. уч.,
                                   (цифрами, прописью)

    Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |


    Архив правовых актов
  • Реклама
 
  • Реклама
  • Счетчики

  • Рейтинг@Mail.ru
  • Новости